Omarbetning och hela flödet för avvikelser
Från spärrad artikel till ESPR-underlag i sju steg
Bedömning, vägval, offerter, tilldelning, spårat arbete, dokumentation och utvärdering. Alla partner arbetar i samma underlag, vilken väg partiet än tar.
- Komplett partnerflöde för omarbetning
- Sju steg, ett kvalitetssystem
- Byggt för mobilen, för alla partner
- Klart för ESPR från start
Flexireo driver hela avvikelseprocessen för kläder och skor som ett strukturerat flöde i sju steg. Steg två till fyra är ett komplett arbetsflöde för omarbetningspartner: val av verkstad, offertförfrågan och tilldelning. Oavsett om ett parti går till omarbetning, donation eller återvinning lämnar varje partner de bevis som behövs för det revisionsspår enligt ESPR som er hållbarhetsansvarige förr eller senare måste kunna visa upp. Sluta leta i gamla mailtrådar och samla varje hanteringsväg i ett specialiserat kvalitetssystem.
En poäng, sex vägar, ett revisionsspår
Steg 1: Bedömning och poäng för vad som går att rädda
Varje parti med avvikelser registreras i Flexireo vid bedömningen. Redan vid inleveransen tas två saker fram parallellt: en rekommenderad hanteringsväg för partiet och den första posten i dess revisionsspår för artikel 24.
Poängen väger samman ekonomiska, tekniska och regelverksrelaterade faktorer och hjälper er att välja rätt väg. Den går från 0 till 100 och pekar ut en av sex vägar: omarbetning, förberedelse för återanvändning, donation, materialåtervinning, annan återvinning eller bortskaffande.
Revisionsspåret öppnas i samma ögonblick, och varje statusändring, bild och bekräftelse som följer kopplas automatiskt till det.
- Registrera det spärrade partiet vid inleverans: artiklar, antal och typ av fel.
- Poängsätt partiet och se vilken väg som lönar sig: omarbetning, återanvändning, donation eller återvinning.
- Öppna revisionsspåret på enhetsnivå direkt, oavsett hur partiet till slut hanteras.
- Donation, återvinning och skrotning kommer med i redovisningen enligt artikel 24, med samma spårbarhet som omarbetade enheter.
- Bedömningen slutar vara magkänsla, och redovisningen slutar vara en panikinsats vid årets slut.
Ersätter
Beslut på magkänsla en tisdagseftermiddag, som inte lämnar något spår efter sig när partiet väl har lämnat lagret.
Vägval och val av omarbetningspartner
Steg 2: Vägval och val av omarbetningspartner
Att skicka ett parti till en avfallsanläggning eller en donationsorganisation är ett direkt flöde i Flexireo. Men när bedömningen rekommenderar omarbetning startar plattformen ett eget flöde för att välja partner.
Flexireo matchar jobbet mot externa verkstäder med rätt kapacitet, kompetens och resultat för just den typen av fel. Valet av verkstad bygger inte längre på vad någon råkar minnas, utan på strukturerad data.
- Skicka partiet direkt till mottagare för bortskaffande, donation eller återvinning.
- För omarbetning: filtrera verkstäderna efter kompetens, till exempel sömnad, efterbehandling eller läderreparation.
- Se vilka verkstäder som har ledig kapacitet inom er tidsram.
- Lägg historiken ovanpå: leveransprecision, felandel och hur snabbt verkstaden har svarat tidigare.
Ersätter
Att leta igenom tre års mail för att komma ihåg vilken verkstad som sydde om sponsorloggan senast, eller att tappa bort partier som skickats till återvinning.
Strukturerad offertförfrågan, jämförd sida vid sida
Steg 3: Offertförfrågan och jämförelse av offerter
För omarbetning går offertförfrågan ut till flera verkstäder samtidigt. Alla får samma beskrivning av felen, samma kvalitetskrav och samma krav på dokumentation för ESPR.
Offerterna kommer tillbaka i samma format och går att jämföra direkt. Så får ni tillbaka den arbetsvecka per projekt som annars går åt till att pussla i kalkylblad.
- Skapa offertförfrågningar från mallar för era vanligaste feltyper.
- Skicka till flera verkstäder samtidigt och se vilka som har bekräftat.
- Jämför sida vid sida på pris, ledtid och verkstadens tidigare kvalitetsresultat.
Ersätter
Att försöka jämföra fem olika PDF:er som beskriver samma jobb på fem olika sätt.
Tilldelning och spårbarhetskedja
Steg 4: Tilldelning och uppstart
När ni tilldelar partiet, oavsett om det går till en verkstad, en donationsorganisation eller en avfallsanläggning, startar Flexireo överlämningen. Spårbarhetskedjan öppnas, dokumenten delas och partnern får besked direkt.
Varje typ av partner får behörigheter efter sin roll, så att den kan lämna de statusuppdateringar och bevis som er ESPR-redovisning kräver.
- Ge partiet till en eller flera partner.
- Registrera det avtalade priset på partiet, så att kostnaden för arbetet följer med oavsett vilken typ av partner som tar över.
- Spårbarhetskedja och mottagningschecklistor skapas automatiskt.
- Dela dokument och bilder direkt med de valda mottagarna.
- Informera logistik- och hållbarhetsteamen om tilldelningen och den preliminära tidsplanen.
Ersätter
En vecka av samtal och mail fram och tillbaka innan den första enheten ens har rört sig.
Översikt på enhetsnivå och AI-sammanfattningar
Steg 5: Spårat arbete med bevis
Under arbetet registrerar partnerna statusändringar och laddar upp bilder direkt från verkstaden eller anläggningen. Ert team följer arbetet i realtid, utan att behöva jaga uppgifter. Under natten går vår AI igenom hela verksamheten och mailar en sammanfattning till er, där förseningar och avvikelser flaggas innan de hinner bli kriser.
- Statusrapportering i mobilen, för varje enhet och varje typ av partner.
- Bilder kopplas till avvikelser och färdiga enheter.
- Tidsstämpel och vem som utförde ändringen sparas vid varje statusändring.
- En daglig lagerkostnad som ni själva sätter gäller på alla vägar så länge partiet är öppet, så att tiden syns som pengar och inte bara som dagar.
- En AI-sammanfattning varje morgon ger läget i hela verksamheten, utan att någon behöver skriva den.
Ersätter
Ovissheten om hur det står till med lagret, fram till nästa veckomöte eller nästa kris.
Artikel 24, klart från start
Steg 6: Underlag för ESPR tas fram automatiskt
Uppgifterna som registreras längs varje väg motsvarar direkt de fem fälten i redovisningen enligt artikel 24. Eftersom varje partner, från donationsorganisationer till återvinnare, lämnar sina bevis i plattformen fylls redovisningen i under det vanliga arbetet.
Ni får ett fullständigt underlag som håller vid en revision, exporterat i det format som regelverket kräver, utan ett separat system för efterlevnad.
- Fälten för redovisningen enligt artikel 24 fylls i från det dagliga arbetet.
- Partnernas bekräftelser sparas med tidsstämpel och digitala bevis.
- Hänvisningar till undantag kopplas till bortskaffande enligt delegerad förordning C(2026) 659.
- Standardiserade exporter, klara för hållbarhetsrevisioner och offentlig redovisning.
Ersätter
Att manuellt stämma av fyra datakällor och en full inkorg i sista stund vid kvartals- eller årsskiftet.
Partnerbetyg och resultat
Steg 7: Utvärdering av partnerna
Efter varje jobb uppdateras partnerns betyg utifrån både hårda och mjuka värden: kvalitet, leveransprecision och hur lätt samarbetet går. Nästa beslut om vart ett parti ska bygger på faktiska resultat, inte på vem man minns som bra.
Så får de partner som levererar bäst mer arbete, medan de som inte håller måttet får en tydlig plan för att förbättra sig.
- Kvalitet: andel fel vid första kontroll och hur ofta arbetet måste göras om.
- Leveranssäkerhet: faktiska leveransdatum jämfört med de utlovade.
- Lyhördhet: hur snabbt verkstaden lämnar offert och hur smidigt samarbetet är.
- Kostnad: vad partnern har kostat er för de partier den har hanterat.
- Underlaget styr varje framtida beslut om vägval och verkstad i ert kvalitetssystem.
Ersätter
Leverantörsbedömningar som bygger på minnet eller tyckande vid ett årligt uppföljningsmöte.
Vid sidan av de sju stegen: vad partiet kostade
Kostnaden uppstår inte i ett enda steg. Den växer från att partiet öppnas tills det stängs, vilken väg det än tar, och den består av fyra delar som kommer ur stegen ovan.
- Det tilldelade arbetet. Det avtalade priset för jobbet: via offertförfrågan när partiet går till en verkstad för omarbetning, och registrerat direkt på partiet när det går till förberedelse för återanvändning, donation, materialåtervinning eller bortskaffande.
- Lagerkostnad. Ett belopp per dag som ni själva sätter och som läggs på automatiskt för varje dag partiet står öppet och osäljbart, vilken väg det än tar.
- Kostnad per partner. Vad varje partner har kostat er för de partier den har hanterat, oavsett om det är en verkstad, en återvinnare, en avfallsbehandlingsaktör eller en donationsmottagare.
- Transport. Frakten till partnern och tillbaka, och den vidare transporten till en partner för återanvändning, donation, återvinning eller bortskaffande när partiet tar den vägen.
De fyra delarna blir en totalsumma per parti som går att granska, uppdelad per kategori. När någon frågar vad det felaktiga partiet kostade kommer svaret direkt ur det löpande underlaget, i stället för att räknas fram i efterhand vid kvartalets slut.
Vanliga frågor
Hittar du inte svaret här? Fråga oss direkt.
Vad är flödet i sju steg?
Det är det strukturerade flödet för avvikelser som Flexireo samordnar: bedömning, vägval, offertförfrågan, tilldelning, genomförande, dokumentation och utvärdering. Varje steg tar fram de uppgifter som nästa steg behöver, och hela flödet fyller på ert revisionsspår för ESPR.
Kan vi använda Flexireo enbart för omarbetning?
Ja. Steg två till fyra och steg sju bildar ett komplett arbetsflöde för omarbetningspartner (val av verkstad, offertförfrågan, tilldelning och utvärdering), som många team börjar med innan de tar in hela avvikelseflödet och ESPR-redovisningen.
Hur går bedömningen till?
Varje parti registreras i Flexireo vid bedömningen. Ni poängsätter partiet utifrån ekonomiska, tekniska och regulatoriska faktorer och får en poäng mellan 0 och 100. Poängen pekar ut den bästa vägen: omarbetning, återanvändning, donation eller återvinning.
Spåras även partier som går till donation eller återvinning?
Ja. Varje väg, omarbetning, donation, återvinning eller bortskaffande, spåras. Alla partner registrerar sina bevis i plattformen, så att enheter som doneras eller återvinns kommer med i er redovisning enligt artikel 24 med samma noggrannhet som omarbetade enheter.
Vad är spårbarhetskedjan?
Det är en tidsstämplad logg över varje statusändring och varje bevis (bilder, bekräftelser) som samlats in för ett parti. Den öppnas automatiskt när ett uppdrag tilldelas och är ert underlag för ESPR, ett underlag som håller vid en granskning.
Hur lång tid tar implementeringen?
En vecka. Vi körde det första projektet i Flexireo för en europeisk sportkedja med verksamhet i flera länder sju dagar efter beslutet. Ert team kan börja med ett pilotprojekt på ett enda parti och se nyttan först.
Hur använder externa partner systemet?
Partnerna får en inbjudan med behörigheter efter sin roll. De kan registrera bevis och uppdatera status i mobilen, direkt på golvet, på några minuter. Utbildningen tar timmar, inte dagar, eftersom gränssnittet är byggt för mobilen och är enkelt att förstå.
Var kommer kostnaden för ett parti ifrån?
Ur stegen själva. Steg fyra registrerar det avtalade priset med partnern, oavsett om det är en verkstad för omarbetning eller en partner för förberedelse för återanvändning, donation, materialåtervinning eller bortskaffande. Steg fem lägger på den dagliga lagerkostnad ni själva har satt, så länge partiet är öppet, oavsett vilken väg det tar. Transporten registreras när partiet skickas ut och tillbaka, och på den vidare sträckan när det finns en sådan. Varje partners belopp växer med de partier den hanterar. Totalsumman per parti är summan av det som stegen redan har registrerat.
Se omarbetningen och hela avvikelseflödet i en och samma vy
Boka en demo på 30 minuter där vi går igenom de sju stegen. Vi kartlägger hur ni arbetar i dag, hittar flaskhalsarna som kostar teamet timmar varje vecka och visar hur era omarbetningsprojekt skulle löpa och hur ert revisionsspår för ESPR skulle se ut med riktiga data.