Le reconditionnement et toute la gestion de la non-conformité
De la référence bloquée au dossier ESPR, en sept étapes
Tri, orientation, devis, attribution, suivi des travaux, documentation et évaluation. Tous les prestataires travaillent dans le même dossier, quel que soit le parcours du lot.
- Tout le flux avec les ateliers de reconditionnement
- Sept étapes, un seul outil qualité
- Pensé pour le mobile, pour tous les prestataires
- Prêt pour l’ESPR dès le départ
Flexireo gère la non-conformité dans l’habillement et la chaussure comme un cycle structuré en sept étapes. Les étapes deux à quatre forment un flux complet avec les ateliers de reconditionnement : sourcing, appel d’offres et attribution. Que le lot parte en reconditionnement, en don ou en recyclage, chaque prestataire fournit les preuves nécessaires à la piste d’audit ESPR que votre responsable RSE devra présenter tôt ou tard. Finies les fouilles dans la boîte de réception : un outil qualité spécialisé réunit chaque parcours de traitement au même endroit.
Un score, six parcours, une piste d’audit
Étape 1 : Tri et score de valorisation
Chaque lot non conforme entre dans Flexireo au moment du tri. Dès la réception, deux choses se font en parallèle : une recommandation de traitement pour le lot et la première entrée de sa piste d’audit au titre de l’article 24.
Le score de valorisation vous aide à choisir le meilleur parcours selon des critères économiques, techniques et réglementaires. Noté de 0 à 100, il recommande l’un des six parcours : reconditionnement, préparation en vue du réemploi, don, recyclage, autre valorisation ou élimination. La piste d’audit s’ouvre au même moment, et chaque changement de statut, photo ou confirmation d’opérateur s’y rattache ensuite.
- Enregistrez le lot bloqué dès sa réception : références, quantités et type de défaut.
- Notez le lot pour choisir le meilleur parcours : reconditionnement, réemploi, don ou recyclage.
- Ouvrez tout de suite la piste d’audit à l’unité, quel que soit le traitement final.
- Les dons, le recyclage et la mise au rebut entrent dans votre déclaration au titre de l’article 24 avec la même traçabilité que les unités reconditionnées.
- Le tri ne se fait plus au jugé, et la déclaration n’est plus une course contre la montre en fin d’année.
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Des décisions de tri prises à l’instinct un mardi après-midi, qui ne laissent aucune trace une fois le lot sorti de votre entrepôt.
Choix du parcours et sourcing des ateliers
Étape 2 : Orientation et choix de l’atelier
Envoyer un lot vers un site d’élimination ou une association est un flux direct dans Flexireo. Mais quand le tri recommande un reconditionnement, la plateforme lance une sélection de prestataires dédiée. Flexireo propose les ateliers externes qui ont la capacité, le savoir-faire et l’historique adaptés au défaut en question. Le choix de l’atelier ne repose plus sur la mémoire de quelques personnes, mais sur des données structurées.
- Envoi direct aux prestataires d’élimination, de don ou de recyclage.
- Pour le reconditionnement, filtrez les ateliers par savoir-faire (couture, finition, réparation cuir).
- Repérez les ateliers qui ont de la capacité dans vos délais.
- Ajoutez l’historique : respect des délais, taux de défauts et réactivité passée.
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Fouiller trois ans d’e-mails pour retrouver l’atelier qui a repris le dernier logo de sponsor, ou perdre la trace des lots envoyés au recyclage.
Appel d’offres structuré · Comparaison côte à côte
Étape 3 : Appel d’offres et comparaison des devis
Pour le reconditionnement, l’appel d’offres part en même temps vers plusieurs ateliers. Chacun reçoit la même description des défauts, les mêmes critères d’acceptation et les mêmes exigences de documentation pour l’ESPR. Les devis reviennent dans un format commun et se comparent directement. Vous récupérez ainsi la semaine par projet qui partait d’habitude en tableurs et en relances.
- Créez vos appels d’offres à partir de modèles adaptés à vos types de défauts.
- Envoyez-les à plusieurs ateliers en même temps et suivez les accusés de réception.
- Comparez côte à côte le prix, le délai et l’historique qualité de chaque atelier.
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Essayer de comparer cinq PDF qui décrivent le même travail de cinq façons différentes.
Attribution et chaîne de contrôle
Étape 4 : Attribution et démarrage
Quand vous attribuez un lot, que ce soit à un atelier de reconditionnement, à une association ou à un site d’élimination, Flexireo lance la passation. Le journal de la chaîne de contrôle s’ouvre, les documents sont partagés et le prestataire est prévenu. Chaque type de prestataire reçoit des droits adaptés à son rôle pour fournir les statuts et les preuves que votre déclaration ESPR exigera.
- Attribuez le lot à un ou plusieurs prestataires.
- Enregistrez le prix attribué sur le lot, pour que le coût du travail le suive quel que soit le prestataire qui le prend en charge.
- Le journal de la chaîne de contrôle et les listes de contrôle de réception se créent automatiquement.
- Partagez tout de suite les documents et les photos avec les prestataires retenus.
- Prévenez les équipes logistique et RSE de l’attribution et du calendrier prévu.
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Une semaine d’allers-retours par téléphone et par e-mail avant que la première unité ne bouge.
Visibilité à l’unité et synthèses par IA
Étape 5 : Suivi des travaux, preuves à l’appui
Pendant les travaux, les prestataires enregistrent les changements de statut et ajoutent des photos directement depuis l’atelier ou le site. Votre équipe suit l’activité en temps réel, sans passer sa journée à chercher l’information. Chaque nuit, notre IA passe en revue l’ensemble de vos opérations et vous envoie une seule synthèse par e-mail, qui signale les anomalies et les retards avant qu’ils ne tournent à la crise.
- Saisie des statuts sur mobile, pour chaque unité et chaque type de prestataire.
- Les photos sont rattachées aux anomalies et aux unités terminées.
- Horodatage et identité de l’opérateur enregistrés à chaque changement de statut.
- Un coût de possession journalier, que vous fixez, s’applique à tous les parcours tant que le lot reste ouvert : le temps qui passe se lit en euros, pas seulement en jours.
- Une synthèse IA chaque matin fait le point sur toute l’activité, sans que personne n’ait à l’écrire.
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L’incertitude sur l’état réel de vos stocks jusqu’à la prochaine crise ou au prochain point hebdomadaire.
Article 24, prêt à l’emploi
Étape 6 : La documentation ESPR se constitue d’elle-même
Les données recueillies sur chaque parcours alimentent directement les cinq rubriques de la déclaration prévue par l’article 24. Comme chaque prestataire, des associations aux recycleurs, fournit ses preuves dans la plateforme, vos déclarations obligatoires se remplissent au fil des opérations. Vous obtenez une documentation qui tient face à un audit, exportée dans le format attendu par le règlement, sans outil de conformité à part.
- Les rubriques de l’article 24 se remplissent à partir des données du quotidien.
- Les confirmations des prestataires sont horodatées et accompagnées de preuves numériques.
- Les dérogations sont rattachées aux parcours d’élimination, conformément au règlement délégué C(2026) 659.
- Des exports standardisés, prêts pour les audits RSE et la publication.
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Rapprocher à la main quatre sources de données et une boîte de réception pleine, dans l’urgence de la clôture trimestrielle.
Évaluation des prestataires et données de performance
Étape 7 : Évaluation des prestataires
Après chaque mission, la fiche d’évaluation du prestataire est mise à jour à partir de données chiffrées et qualitatives : qualité, respect des délais et réactivité. Votre prochaine décision d’orientation s’appuie sur des résultats concrets, pas sur les souvenirs de chacun. Les meilleurs prestataires reçoivent ainsi davantage de travail, et ceux qui sont en retrait disposent d’un plan d’amélioration structuré.
- Qualité : taux de défauts au premier contrôle et reprises nécessaires.
- Fiabilité : comparaison entre les dates de livraison réelles et les engagements initiaux.
- Réactivité : délai de réponse aux appels d’offres et facilité de collaboration.
- Coût : ce que le prestataire vous a coûté sur l’ensemble des lots qu’il a traités.
- Les données guident chaque décision future d’orientation et de choix d’atelier dans votre outil qualité.
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Des évaluations de prestataires fondées sur la mémoire ou des impressions, une fois par an en réunion.
En parallèle des sept étapes : ce que le lot a coûté
Le coût ne tombe pas à une seule étape. Il s’accumule de l’ouverture du lot à sa clôture, quel que soit le parcours, et se compose de quatre éléments issus des étapes ci-dessus.
- Le travail attribué. Le prix que vous attribuez à la mission : via l’appel d’offres quand le lot part chez un atelier de reconditionnement, et saisi directement sur le lot quand il est orienté vers le réemploi, le don, le recyclage ou l’élimination.
- Coût de possession. Un montant journalier que vous fixez vous-même, appliqué automatiquement chaque jour où le lot reste ouvert et invendable, quel que soit le parcours.
- Coût par prestataire. Ce que chaque prestataire vous a coûté sur les lots qu’il a traités, qu’il s’agisse d’un atelier de reconditionnement, d’un recycleur, d’un opérateur de traitement des déchets ou d’un centre de dons.
- Transport. L’aller-retour vers le prestataire, et l’acheminement vers un prestataire de réemploi, de don, de recyclage ou d’élimination quand c’est le parcours retenu.
Ces quatre éléments s’additionnent en un total vérifiable par lot, ventilé par catégorie. Quand on vous demande ce qu’a coûté le lot défectueux, la réponse sort directement des données opérationnelles au lieu d’être reconstituée en fin de trimestre.
Questions fréquentes
Vous ne trouvez pas votre réponse ? Posez-nous la question.
Que sont les sept étapes ?
C’est le flux structuré de gestion de la non-conformité que Flexireo coordonne : tri, orientation, appel d’offres, attribution, exécution, documentation et évaluation. Chaque étape produit les données dont la suivante a besoin, et l’ensemble alimente votre piste d’audit ESPR.
Puis-je utiliser Flexireo seulement pour le reconditionnement ?
Oui. Les étapes deux à quatre et l’étape sept forment un flux complet avec les ateliers de reconditionnement (sourcing, appel d’offres, attribution et évaluation), que beaucoup d’équipes adoptent seul avant de l’étendre à toute la gestion de la non-conformité et à la déclaration ESPR.
Comment se passe le tri ?
Chaque lot entre dans Flexireo au moment du tri. Vous le notez selon des critères économiques, techniques et réglementaires et obtenez un score de 0 à 100. Ce score recommande le meilleur parcours : reconditionnement, réemploi, don ou recyclage.
Les lots donnés ou recyclés sont-ils suivis aussi ?
Oui. Chaque parcours (reconditionnement, don, recyclage ou élimination) est suivi. Tous les prestataires enregistrent leurs preuves dans la plateforme, si bien que les unités données ou recyclées entrent dans votre déclaration au titre de l’article 24 avec la même rigueur que les unités reconditionnées.
Qu’est-ce que la chaîne de contrôle ?
C’est l’historique horodaté de chaque changement de statut et de chaque preuve (photos, confirmations) recueillie pour un lot. Il s’ouvre automatiquement à l’attribution d’un projet et constitue une base de preuves solide pour l’ESPR.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Une semaine. Nous avons lancé le premier projet dans Flexireo pour un distributeur européen d’articles de sport présent dans plusieurs pays, sept jours après la décision. Votre équipe peut commencer par un projet pilote sur un seul lot pour mesurer l’intérêt d’abord.
Comment les prestataires externes utilisent-ils le système ?
Les prestataires reçoivent une invitation avec des droits adaptés à leur rôle. Ils peuvent enregistrer des preuves et mettre à jour les statuts depuis un mobile, directement en atelier, en quelques minutes. La prise en main se compte en heures, pas en jours, parce que l’interface est pensée pour le mobile et simple à comprendre.
D’où vient le coût d’un lot ?
Des étapes elles-mêmes. L’étape quatre enregistre le prix que vous attribuez au prestataire, qu’il s’agisse d’un atelier de reconditionnement ou d’un prestataire de réemploi, de don, de recyclage ou d’élimination. L’étape cinq cumule le coût de possession journalier que vous avez fixé, tant que le lot reste ouvert et quel que soit le parcours. Le transport est saisi à l’aller et au retour, et sur l’acheminement suivant quand il y en a un. Le montant de chaque prestataire se cumule sur les lots qu’il traite. Le total par lot est la somme de ce que les étapes ont déjà enregistré.
Le reconditionnement et toute votre gestion de la non-conformité sur un seul écran
Réservez une démo de 30 minutes pour parcourir les sept étapes. Nous passerons en revue votre fonctionnement actuel, repérerons les points de blocage qui coûtent des heures à votre équipe chaque semaine, puis vous montrerons comment vos projets de reconditionnement se dérouleraient et à quoi ressemblerait votre piste d’audit ESPR avec vos propres données.