Utvecklingsdagbok
Två år i en pågående omarbetningsverksamhet
Vad två år av utveckling av Flexireo i en live-miljö lärde oss – och hur det byggde om produkten.
50 000+ hanterade produkter · tre observationer som ritade om plattformen · driftsättning på en vecka.
Siffrorna bakom uppdraget
Flexireo byggdes mitt i en pågående verksamhet, inte vid ett ritbord. Siffrorna nedan sammanfattar två års kontinuerlig drift med en nordeuropeisk sportvarukedja och ett nätverk av underleverantörer för omarbetning.
Tre saker överraskade mig, och en av dem ritade om hela plattformen
Vi arbetade med en europeisk sportvarukedja med verksamhet på flera marknader och en central distributionshubb. Deras kvalitetsteam koordinerade omarbetning på det sätt som de flesta varumärken fortfarande gör: med Excel-ark de inte helt litade på, mejltrådar med foton, WhatsApp-grupper för snabba uppdateringar och ett stående veckomöte för att försöka förstå vad som faktiskt hände med varje parti.
Jag förväntade mig att den färdiga produkten skulle likna de skisser jag hade med mig. Men två års samutveckling ändrade Flexireo på tre specifika sätt.
Varje insikt kom direkt från att se en kvalitetschef, en logistikplanerare och en verkstadsoperatör försöka sköta sina jobb med de system de faktiskt hade, inte de system man önskade att de hade. Dessa observationer utgör nu ryggraden i Flexireo och är anledningen till att plattformen skapar en granskningskedja enligt ESPR som en biprodukt, snarare än som en pålagd funktion.
Här följer de tre observationerna i den ordning de skedde, vad de innebar för verksamheten och hur de blev till de funktioner du kan använda i plattformen idag.
- Dagsrapporter – tidsstämplade och synliga för alla i projektet
- Gemensam statistik – kvalitet, logistik och varumärket läser samma siffror
- In- och utleveranser i samma vy som omarbetningsstatus
Insikt 1: Nyckeln var att samla alla på samma skärm
Jag trodde att den stora vinsten skulle ligga i automatisering. Det visade sig vara mycket enklare: en gemensam skärm där varumärket, mellanhänder, verkstäder och logistikteamet såg samma data, i samma format, vid samma tidpunkt.
Den största smärtpunkten i vardagen var inte brist på logik, utan att tre personer satt med tre olika kalkylblad och drog tre olika slutsatser om samma parti jackor.
När alla flyttade till en gemensam bild av sanningen förändrades diskussionerna över en natt. Måndagsmötet krympte från 40 minuter till 12.
Frågan 'var är fraktsedeln?' slutade ställas. Beslut som tidigare dragit ut på tiden på grund av datatrassel togs nu direkt under mötet.
Vi sparade inte tid åt teamet genom att automatisera deras arbete, utan genom att göra data synlig.
Vi sparade inte tid åt teamet genom att automatisera deras arbete, utan genom att göra data synlig.
Det dolda administrativa arbetet visade sig vara den största kostnaden i verksamheten.
Insikt 2: Det osynliga arbetet var den största posten
Innan plattformen infördes la en kvalitetsansvarig ungefär två timmar av varje arbetsdag på en uppgift som inte stod i någon arbetsbeskrivning: att bekräfta att saker var där de skulle vara. Hade partiet kommit fram till verkstaden?
Fanns gårdagens foton i den delade mappen? Stämde siffrorna i Excel-ark A med ark B?
Varje enskild kontroll var liten, men tillsammans utgjorde de en stor del av jobbet.
När Flexireo gjorde denna information automatisk och tidsstämplad förändrades arbetsdagen. De två timmarna av kontrollarbete försvann och ersattes av värdeskapande arbete: analys av återkommande defekter, utvärdering av leverantörer och ordentliga överlämningar mellan skift.
Det dolda administrativa arbetet visade sig vara den största kostnaden i verksamheten, trots att ingen hade mätt det tidigare.
Butiksteamen märkte skillnaden i tillgänglighet långt innan kvalitetsteamet hunnit skriva sin rapport.
Insikt 3: Produkter behöver inte gå tillbaka till lagret
Som standard skickades varje omarbetad produkt tillbaka till den centrala distributionshubben innan den skickades ut till butikerna. Ingen hade designat det så med flit; det var helt enkelt det enda flödet de gamla systemen stödde.
Hubben blev en flaskhals som la till onödiga dagar i ledtiden, vilket var kritiskt för säsongsvaror.
När vi fick synlighet på enhetsnivå blev det uppenbart att vi kunde göra annorlunda. Omarbetade produkter kunde nu skickas direkt från verkstaden till den butik som behövde dem.
Det sparade både tid och logistikkostnader. Butiksteamen märkte skillnaden i tillgänglighet långt innan kvalitetsteamet hunnit skriva sin rapport.
För tidskänsliga artiklar – som matchtröjor med nya logotyper eller sena vinterjackor – var slopandet av hub-omvägen skillnaden mellan att produkten fanns på hyllan när efterfrågan var som störst eller att den kom fram när kampanjen redan var slut.
Hur dessa observationer formade produkten
Varje insikt blev till en bärande funktion. Behovet av en gemensam skärm skapade vår rollbaserade åtkomstmodell.
Behovet av att eliminera osynligt arbete ledde till vår AI-morgonbriefing – en sammanfattning av vad som hänt under natten så att teamet kan fokusera på beslut istället för informationsinsamling.
Observationen kring hub-flaskhalsen gjorde direktutleverans till en standardfunktion. Det krävde också spårbarhet på enhetsnivå, eftersom direktfrakt bara fungerar om du vet exakt vilken enhet som ska till vilken butik.
Den granskningskedja som lagen nu kräver är exakt samma kedja som butikerna behövde för två år sedan.
Rollbaserad åtkomst
Varumärke, mellanhand och verkstad ser samma data, men med behörigheter anpassade efter sin funktion.
AI-morgonbriefing
En automatisk sammanfattning av vad som ändrats sedan igår, så att du kan fokusera på beslut direkt.
Direktutleverans till butik
En integrerad del av arbetsflödet. Omarbetade enheter kan skickas direkt till rätt butik.
Spårbarhet på enhetsnivå
Byggt för mjuka varor från grunden, inte anpassat från ett system för serienummer.
Verkstadens scorecard
Uppdateras automatiskt baserat på viktade KPI:er efter varje parti – ingen mer utvärdering baserad på minne.
Vad som ändrades: fem före-och-efter-par
Fem frågor som kvalitetsteamet förlorade timmar på varje vecka. I plattformen finns svaren ett klick bort.
| Operativ fråga | Före Flexireo | Efter Flexireo |
|---|---|---|
| Var är varje produkt just nu? | Tre personer, fyra kalkylblad, två telefonsamtal | En kontrollpanel, realtid, alla ser samma sak |
| Hur vet vi att verkstaden fått rätt parti? | Manuell fotokontroll via mejl, ofta flera dagar försent | Fotobevis kopplas till enheten direkt vid inleverans, tidsstämplat |
| Hur når omarbetade varor butikerna? | Alltid via centrallagret, vilket ger extra väntetid | Möjlighet att skicka direkt från verkstad till butik |
| Hur utvärderar vi partners? | Utifrån minnesbilder vid det årliga mötet | Scorecard som uppdateras automatiskt efter varje uppdrag |
| Vad ser en revisor vid en granskning? | Ett arkiv av mejl, Excel-ark och lösa foton | En komplett spårbarhetslogg med operatörs-ID och tidsstämplar |
Vad hade hänt om ESPR varit i kraft under dessa två år?
Från den 19 juli 2026 får stora varumärken inom kläder och skor inte längre destruera osålda textilier såvida inte specifika undantag gäller. Förordningen kräver redovisning av hanteringen av dessa produkter med hög noggrannhet och korta tidsfrister.
När vi ser tillbaka var de två åren av utveckling också två år av att oavsiktligt bygga precis det system som förordningen nu kräver. Spårbarhetsloggen, de strukturerade skälen till kassering och bekräftelserna från avfallshanterare fanns redan på plats.
Inget av det byggdes för ESPR specifikt, men allt hade varit obligatoriskt under artikel 24. Efterlevnad hade inte blivit ett separat projekt, eftersom data redan fanns i plattformen.
Slutsatsen för alla varumärken som står inför detta nu: de operativa vanor som lönar sig kommersiellt (en gemensam bild av sanningen, synliggörande av dolt arbete, direktutleverans) är exakt samma vanor som lönar sig för regelefterlevnad. Varumärken som bygger granskningskedjan och den operativa styrningen separat slutar med att betala dubbelt för samma data.
- ✓Varje skrotning hade haft en direkt referens till ett lagligt undantag vid hanteringstillfället.
- ✓Bekräftelser från avfallshanterare hade sparats i fem år automatiskt.
- ✓Rapportering per KN-nummer hade varit klar för de standardiserade formaten som träder i kraft 2027.
- ✓Redovisningen hade genererats automatiskt från plattformen istället för att pusslas ihop från kalkylblad.
- ✓Tröskelvärdet för kontroll mot avfallshanterare hade bevakats kontinuerligt.
Kör en pilot på ett projekt med en partner. Se skillnaden på en vecka.
Piloten kostar 1 250 EUR fast pris och kommer med en full nöjd kund-garanti. Det täcker ett omarbetningsprojekt med en verkstad i upp till 2 månader och 30 000 enheter. Prova riskfritt och se vad det gör för din verksamhet.